Лабораторная «Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к передаче в архив»,
документоведение в Волгограде

1. Ознакомьтесь с Положением об Экспертной комиссии. Проанализируйте предложенную ситуацию: созданная в организации экспертная комиссия столкнулась с фактами неправильного определения сроков хранения ряда документов, небрежного оформления дел при подготовке их к передаче на архивное хранение, утраты значимых для организации документов. Председатель экспертной комиссии запросил от руководителей структурных подразделений, в которых были допущены подобные нарушения работы с документами, письменные объяснения о причинах утраты и порчи документов, невнимательного отношения к их сохранности. Имеет ли право экспертная комиссия требовать от руководителей подразделений и должностных лиц организации, в которой она создана, составления объяснительных записок по поводу подобных нарушений? 2. В положении об экспертной комиссии учреждения сформулированы ее задачи, в числе которых: а) проверка соблюдения правил оформления документов; б) учет документов; в) определение условий хранения документов; г) проверка качества формирования дел; д) учет дел с длительными сроками хранения; е) отбор дел на хранение; ж) определение сроков хранения документов; з) определение полноты сохранности документов учреждения. Какие задачи, на ваш взгляд, не соответствуют назначению экспертной комиссии и не входят в понятие "экспертиза ценности документов"? 3. Председатель экспертной комиссии предприятия Кошлаков Н.М. обратился к руководству организации с просьбой увеличить ее количественный состав. Кошлаков Н.М. мотивировал свое обращение значительным объемом работы, т. к. членам комиссии приходится полистно просматривать каждое дело, включенное в номенклатуру, уделяя особое внимание делам с постоянным сроком хранения и переходящим на следующий год. Соответствуют ли действия экспертной комиссии предприятия установленному порядку проведения экспертизы. Должна ли экспертная комиссия полистно просматривать все дела, и если должна, то какие? 4. Первая номенклатура дел была составлена в закрытом акционерном обществе "Звезда" 10 лет назад. Тогда же секретарем генерального директора по типовому перечню были определены сроки хранения документов. Сроки хранения некоторых документов, которые не содержались в перечне, были установлены "на глазок" и часто не соответствовали реальному значению документов. В последующие годы номенклатура просто переписывалась, сроки хранения не уточнялись. Изменилась ли к настоящему времени нормативно-методическая основа, позволяющая с достаточной степенью объективности устанавливать сроки хранения документов в акционерных обществах? Какие нормативные документы можно рекомендовать данному обществу для определения важности документов и соответствующих сроков их хранения? 5. Для передачи на хранение в архив организации секретарь руководителя Мирошниченко Н.В. подготовила дела, содержащие документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (от 5 до 10 лет) сроков хранения. Дела с истекшими сроками хранения были уничтожены, о чем был составлен соответствующий акт. Также были уничтожены картотеки с регистрационно-контрольными карточками на все эти документы (как уничтоженные, так и подготовленные к передаче в архив). Все дела были подшиты Мирошниченко Н.В. в твердую обложку, листы документов пронумерованы. В каждом деле была составлена заверительная надпись, указывающая на общее количество листов включенных в него документов. Были полностью оформлены обложки дел. Мирошниченко Н.В. внесла дела в две описи: в опись дел постоянного хранения - соответственно дела с документами постоянного хранения; в опись дел временного хранения - вначале дела с документами со сроком хранения свыше 10 лет, затем дела с документами со сроком хранения от 5 до 10 лет. Определите, соответствует ли такой порядок подготовки установленным требованиям? Какими документами должна была руководствоваться Мирошниченко Н.В., выполняя эту работу? 6. Чтобы избежать утери документов, при формировании дел секретарь подразделения Климова Т.М. подклеивала в каждую папку лист бумаги, на который она вносила сведения о каждом подшитом в деле документе. В состав сведений включались следующие реквизиты: а) номер и дата документа; б) краткое содержание; в) корреспондент или адресат (для входящих и исходящих документов); г) фамилия подписавшего документ должностного лица; д) исполнитель. В конце проставлялось общее количество включенных в дело документов. Можно ли считать перечень этих сведений внутренней описью дела? На каком этапе работы с документами должна составляться внутренняя опись и в чем ее назначение?